FIAR SOCIEDAD DE GARANTÍAS S.A.S., en adelante FIAR, establece las reglas para recolectar, almacenar, usar, compartir, actualizar y suprimir datos personales. Esta política explica para qué se utiliza la información, qué derechos tienen sus titulares y cómo pueden ejercerlos.
Contenido de la política 1 Identificación del responsable 2 Objeto y alcance 3 Marco normativo y principios 4 Datos y fuentes de información 5 Finalidades según la relación con FIAR 6 Autorización y deber de informar 7 Datos sensibles y de menores de edad 8 Tratamientos digitales y automatizados 9 Derechos de los titulares 10 Persona encargada de la atención 11 Cómo presentar una solicitud 12 Plazos y trámite de las solicitudes 13 Destinatarios y proveedores 14 Tratamiento fuera de Colombia 15 Seguridad y confidencialidad 16 Conservación y vigencia de las bases de datos 17 Adopción publicación y modificaciones Anexo Aviso y autorización para contacto 1 Identificación del responsable
Razón social FIAR SOCIEDAD DE GARANTÍAS S.A.S. NIT 902.078.070-3 Domicilio y dirección provisional Envigado, Colombia Teléfono +57 321 969 1926 Correo electrónico contacto@fiarsg.com Función de protección de datos Representación Legal o persona formalmente designada
2 Objeto y alcance
Esta política se aplica a los datos de personas naturales y/o jurídicas que FIAR trate en sus relaciones con visitantes del sitio web, interesados en sus servicios, representantes y contactos de entidades, clientes, proveedores, contratistas, candidatos, trabajadores y accionistas, según la relación que efectivamente exista y las finalidades informadas en cada caso.
Cubre información física y electrónica. Los datos de una persona jurídica quedan comprendidos cuando identifican o permiten identificar a una persona natural, por ejemplo, a su representante, beneficiario final o persona de contacto.
FIAR actúa como responsable cuando decide las finalidades y los medios del tratamiento. Si trata información por cuenta de una entidad otorgante de crédito u otro responsable, actuará como encargado dentro de las instrucciones y del contrato correspondiente, sin utilizarla para finalidades propias no autorizadas.
3 Marco normativo y principios
El tratamiento se rige por el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y sus disposiciones reglamentarias compiladas en el Decreto 1074 de 2015, además de las instrucciones aplicables de la Superintendencia de Industria y Comercio. Se observarán las reglas especiales que correspondan por la naturaleza del dato y de la actividad.
FIAR aplicará los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Recogerá únicamente los datos adecuados y necesarios para una finalidad específica, informada y legítima; limitará los accesos y conservará la información durante el tiempo justificado por esa finalidad o por una obligación aplicable.
La información financiera, crediticia, comercial, de servicios y proveniente de terceros países sometida al régimen de hábeas data financiero se tratará conforme a la Ley 1266 de 2008, modificada, entre otras, por la Ley 2157 de 2021. Esta política no reemplaza sus reglas sobre consultas, reportes, comunicaciones previas, permanencia y reclamos. En las bases excluidas del régimen general se aplicarán los principios de protección de datos en los términos legales.
4 Datos y fuentes de información
Según el vínculo y el trámite, FIAR podrá tratar las siguientes categorías. Su inclusión en esta política no significa que todas se soliciten en cada interacción ni que todos los procesos estén habilitados.
Identificación y contacto: nombre, tipo y número de identificación cuando sean necesarios, correo, teléfono, cargo y entidad o negocio con el que se relaciona la persona.
Relación comercial y contractual: solicitudes, comunicaciones, contratos, poderes, soportes de representación, facturación y pagos, en lo que contengan datos personales.
Operación de garantías: datos indispensables para vincular contrapartes, evaluar y administrar garantías, gestionar reclamaciones y ejercer derechos de recuperación, únicamente cuando esos procesos estén habilitados y exista la autorización o habilitación legal correspondiente.
Relaciones laborales, de contratación y societarias: experiencia, formación, soportes contractuales, información de nómina o seguridad social y registros de participación societaria, según corresponda.
Seguridad y evidencia: registros de acceso, actividad, aceptación y atención de solicitudes que sean necesarios y proporcionales al canal utilizado.
La información podrá obtenerse directamente del titular, de quien lo represente, de una contraparte legitimada para suministrarla o de fuentes públicas legalmente accesibles. FIAR verificará la procedencia y el fundamento del acceso; el carácter público de un dato no habilita su uso para cualquier propósito.
5 Finalidades según la relación con FIAR
La autorización y el aviso de cada canal deberán identificar las finalidades que realmente correspondan. La siguiente descripción no constituye una autorización general para todos los usos.
Contacto y atención de solicitudes
Identificar al solicitante, responder preguntas, atender peticiones, coordinar reuniones y dar seguimiento al asunto que la persona plantee. Para el formulario del sitio se utilizarán el nombre, el correo, el teléfono, el asunto y el mensaje; el nombre de la entidad o negocio será opcional. No se solicitarán documentos de identidad, información financiera ni datos sensibles para una consulta inicial.
Vinculación y relaciones comerciales
Evaluar y formalizar relaciones con entidades otorgantes de crédito, clientes, aliados y proveedores; verificar identidad, representación y capacidad para contratar; gestionar convenios, obligaciones y comunicaciones operativas. Las verificaciones de cumplimiento o prevención del fraude se limitarán a lo necesario y a las fuentes y bases legales que correspondan a FIAR.
Administración de garantías
Cuando la operación esté habilitada, recibir y evaluar solicitudes de garantía, aplicar condiciones de cobertura, emitir y administrar garantías, hacer seguimiento a obligaciones cubiertas, atender reclamaciones y gestionar pagos y recuperaciones. Las entidades involucradas deberán definir sus roles y acreditar que la entrega y el tratamiento de los datos están permitidos. La autorización para responder un contacto inicial no habilita estas actividades.
Gestión administrativa y de personas
Gestionar selección y contratación cuando exista una convocatoria o relación correspondiente; administrar vínculos laborales, pagos y obligaciones de seguridad social; atender derechos y obligaciones societarias; realizar facturación, contabilidad y gestión de proveedores, dentro de las exigencias legales y contractuales aplicables.
Cumplimiento y seguridad
Atender requerimientos válidos de autoridades, conservar soportes exigidos por ley, prevenir accesos indebidos y fraude, investigar incidentes y ejercer o defender derechos. FIAR documentará la necesidad y la habilitación legal de cada tratamiento que no requiera consentimiento.
Comunicaciones comerciales opcionales
El envío de novedades, invitaciones y ofertas requerirá una autorización específica, libre y separada cuando corresponda. Negarse o retirarla no impedirá recibir respuesta a una solicitud ni afectará una relación contractual. El titular podrá pedir que cesen estos mensajes por los canales de esta política; se respetarán los canales, horarios y demás restricciones legales aplicables.
6 Autorización y deber de informar
Antes o al momento de recolectar los datos, FIAR informará su identidad y contacto, los datos solicitados, los tratamientos y finalidades concretas, los derechos del titular y la forma de consultar esta política. Solicitará autorización previa, expresa e informada, salvo que opere una excepción legal, y conservará evidencia consultable de su otorgamiento y del texto informado.
El consentimiento podrá manifestarse por escrito, oralmente o mediante una conducta inequívoca que permita acreditarlo. El silencio, la simple visita al sitio y las casillas marcadas de antemano no constituyen autorización. Una finalidad nueva que requiera consentimiento deberá informarse y autorizarse antes de su uso.
Si una entidad suministra datos de sus representantes, trabajadores, clientes u otras personas, FIAR deberá comprobar la habilitación para recibirlos y la cobertura de las finalidades. Una declaración de la entidad no reemplaza la autorización del titular cuando esta sea exigible.
7 Datos sensibles y de menores de edad
FIAR no solicitará datos sensibles en el formulario general de contacto. Si un proceso específico requiere datos de salud, biométricos u otros datos sensibles, deberá justificar su necesidad, informar cuáles son y para qué se usarán, explicar que su suministro es facultativo y obtener autorización explícita y diferenciada, salvo excepción legal. Ninguna actividad se condicionará al suministro de datos sensibles en contravía de la normativa; se habilitarán alternativas cuando procedan.
El sitio y sus canales generales no están dirigidos a menores de edad. Si un vínculo legítimo exige tratar sus datos, FIAR verificará que se respete su interés superior y sus derechos fundamentales, obtendrá la autorización de su representante cuando sea exigible y garantizará que el menor sea escuchado de acuerdo con su madurez y capacidad de comprensión.
8 Tratamientos digitales y automatizados
El formulario actual prepara un mensaje en la aplicación de correo de la persona. No lo envía automáticamente ni guarda sus campos en una base de datos del formulario. FIAR recibe su contenido cuando el usuario decide enviarlo. Los servicios de alojamiento y correo pueden tratar registros técnicos necesarios para prestar y proteger esos servicios; FIAR deberá controlar este tratamiento mediante los acuerdos y medidas correspondientes.
Antes de incorporar analítica, tecnologías de seguimiento o funciones nuevas que traten datos personales, FIAR informará sus finalidades y habilitará los mecanismos de autorización que sean exigibles. Esta política no autoriza el acceso indiscriminado a contactos, fotografías, mensajes o geolocalización del dispositivo.
Si se utilizan modelos automatizados o inteligencia artificial con datos personales, FIAR informará su finalidad y alcance, evaluará los riesgos y aplicará controles de calidad, seguridad y revisión humana adecuados. El titular podrá solicitar información y revisión de su caso por los canales de esta política. El uso para entrenar modelos de terceros no se entiende autorizado por el solo contacto con FIAR.
9 Derechos de los titulares
Conocer y acceder gratuitamente a sus datos personales y obtener información clara sobre los usos realizados.
Solicitar actualización o rectificación de información inexacta, incompleta, desactualizada o que induzca a error.
Solicitar prueba de la autorización, salvo cuando exista una excepción legal a ese requisito.
Revocar la autorización o solicitar la supresión de datos, total o parcialmente, mediante los mecanismos establecidos en esta política. Si existe un deber legal o contractual de conservación, FIAR explicará qué información debe mantener y restringirá su uso a ese deber.
Abstenerse de suministrar datos sensibles o de menores, de acuerdo con las garantías y excepciones legales.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones al régimen aplicable, una vez agotado el trámite previo exigido por la ley.
El trámite de consultas y reclamos ante FIAR será gratuito. No se exigirá abogado para presentarlos ni el pago de obligaciones como condición para ejercer los derechos.
10 Persona encargada de la atención
La Representación Legal asumirá la función de protección de datos personales y la atención de solicitudes, o la asignará formalmente a una persona o área. La delegación no releva a FIAR de sus obligaciones como responsable. Las solicitudes se recibirán en los siguientes canales:
Correo electrónico: contacto@fiarsg.com
Teléfono: +57 321 969 1926
Ubicación de referencia: Envigado, Colombia. La recepción de solicitudes se realiza por los canales de correo y teléfono indicados; no se anuncia por ahora un punto presencial de radicación.
El teléfono permite presentar la solicitud y recibir orientación. FIAR dejará constancia de su recepción y contenido y, cuando sea necesario, pedirá únicamente la información adicional indispensable. También se recibirán solicitudes por el mismo canal por el que se hayan obtenido los datos, cuando esté habilitado.
11 Cómo presentar una solicitud
Indique su nombre, la información que permita verificar razonablemente su identidad, un medio para recibir respuesta, el derecho que desea ejercer y la descripción de la solicitud. Para un reclamo, describa los hechos y aporte los soportes que quiera hacer valer. No será obligatorio utilizar un formato o asunto predeterminado.
El titular podrá actuar directamente. Sus causahabientes, representantes o apoderados deberán acreditar su calidad. FIAR evitará divulgar información a terceros sin legitimación y utilizará mecanismos de verificación proporcionales; no exigirá por regla general copias completas de documentos si puede verificar la identidad por un medio menos invasivo.
12 Plazos y trámite de las solicitudes
Consultas
Las consultas de acceso, información sobre el uso y prueba de autorización se atenderán dentro de los diez (10) días hábiles contados desde su recepción. Si no es posible responder en ese término, FIAR informará antes de su vencimiento las razones y la nueva fecha de respuesta, que no excederá cinco (5) días hábiles adicionales.
Reclamos
Los reclamos de corrección, actualización, supresión, revocatoria o presunto incumplimiento se atenderán en un máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción. Si se requiere prórroga, FIAR informará oportunamente los motivos y la fecha de respuesta, sin superar ocho (8) días hábiles adicionales.
Si el reclamo está incompleto, FIAR requerirá al interesado, dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción, para que subsane las fallas. Si transcurren dos (2) meses desde el requerimiento sin que se aporte lo solicitado, se entenderá desistido. Recibido el reclamo completo, se incorporará la leyenda «reclamo en trámite» y su motivo en un máximo de dos (2) días hábiles, hasta decidirlo. Si FIAR no es competente, dará traslado a quien corresponda en un máximo de dos (2) días hábiles e informará al interesado.
FIAR conservará evidencia del trámite y dará una respuesta de fondo. Cuando la información esté sometida al régimen especial de la Ley 1266 de 2008, se aplicarán los procedimientos y términos específicos de ese régimen.
13 Destinatarios y proveedores
FIAR podrá comunicar los datos estrictamente necesarios a proveedores de alojamiento, correo, soporte tecnológico, archivo y asesoría que actúen por su cuenta; a entidades otorgantes de crédito y otros participantes de la operación cuando exista habilitación; y a autoridades competentes en los casos previstos por la ley. El titular podrá consultar quiénes reciben sus datos, sus finalidades y el rol en el que actúan, con los límites de reserva legal aplicables.
Los encargados deberán tratar la información conforme a instrucciones documentadas, con confidencialidad, medidas de seguridad, acceso limitado y reglas de devolución o eliminación. Una relación de alianza comercial no autoriza por sí sola a compartir datos. FIAR no comercializará las bases de datos personales.
14 Tratamiento fuera de Colombia
Antes de utilizar un proveedor o destinatario en otro país, FIAR identificará los datos, la ubicación y el rol del receptor. Si recibe los datos como responsable independiente, verificará las condiciones y excepciones del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Si actúa por cuenta de FIAR, se celebrará el contrato de transmisión exigido por el Decreto 1074 de 2015. La autorización general de contacto no subsana la ausencia de estos requisitos.
15 Seguridad y confidencialidad
FIAR implementará medidas técnicas, humanas y administrativas proporcionales a la naturaleza de la información y a los riesgos del tratamiento. Estas comprenderán controles de acceso por funciones, gestión de credenciales, compromisos de confidencialidad, protección de los medios de transmisión y almacenamiento, copias de respaldo cuando correspondan, formación y verificación de proveedores.
Ante un incidente, FIAR deberá contenerlo, evaluar su impacto, conservar evidencias, corregir sus causas y realizar las comunicaciones y reportes exigibles a titulares y autoridades, dentro de los términos aplicables. Quien detecte una posible exposición o uso indebido podrá informarlo al correo indicado en esta política. La obligación de confidencialidad subsistirá después de terminar la relación con FIAR.
16 Conservación y vigencia de las bases de datos
Las bases de datos permanecerán vigentes mientras subsistan las finalidades legítimas para las que se crearon y los deberes legales o contractuales que justifiquen su conservación. FIAR revisará periódicamente su necesidad. Se aplicarán los siguientes criterios, sin perjuicio de los términos especiales que correspondan:
Clase de información Criterio de conservación Contactos sin vinculación posterior Hasta doce (12) meses desde la última interacción, salvo solicitud de supresión procedente o necesidad documentada de conservar evidencia de la atención. Relaciones contractuales y garantías Durante la relación y los plazos posteriores exigibles por normas de archivo, contabilidad, obligaciones y defensa de derechos. FIAR documentará el plazo aplicable a cada clase de soporte. Candidatos no vinculados Hasta seis (6) meses desde el cierre del proceso. Una bolsa de empleo por mayor tiempo requerirá informar el plazo y obtener la autorización correspondiente. Solicitudes de hábeas data y autorizaciones Durante el tratamiento y el período adicional necesario para acreditar su legalidad y la atención de derechos, según las obligaciones y términos aplicables.
Cuando proceda eliminar información, FIAR utilizará mecanismos de supresión segura o anonimización irreversible. Los respaldos quedarán sujetos a acceso restringido y a su ciclo de depuración, sin reutilización para finalidades diferentes. La mera utilidad comercial futura no justifica una conservación indefinida.
17 Adopción publicación y modificaciones
Esta política entrará en vigencia en la fecha de adopción que FIAR registre en la primera página del documento. Se pondrá a disposición de los titulares en el sitio web y por los canales de atención. Su vigencia se mantendrá hasta que sea sustituida por una nueva versión, sin afectar los derechos de los titulares.
Los cambios sustanciales se comunicarán oportunamente antes de su implementación. Cuando cambien las finalidades y se requiera una nueva autorización, FIAR la obtendrá antes de realizar ese tratamiento. Se conservará el historial de versiones y de los avisos y autorizaciones utilizados.
Anexo Aviso y autorización para contacto
Estos textos corresponden únicamente al formulario general de contacto. Deben publicarse junto con un enlace accesible a la versión completa y vigente de la política, una vez adoptado el documento.
Aviso breve de privacidad
FIAR SOCIEDAD DE GARANTÍAS S.A.S., NIT 902.078.070-3, con dirección en Envigado, Colombia, tratará tu nombre, correo, teléfono y el contenido de tu mensaje para responder tu solicitud, contactarte sobre ella y hacer seguimiento a su atención. Puedes conocer, actualizar y rectificar tus datos, solicitar prueba de autorización, pedir su supresión o revocar el consentimiento cuando proceda, y presentar consultas o reclamos en contacto@fiarsg.com o en el +57 321 969 1926. Consulta la política completa mediante el enlace del formulario.
Texto de la casilla de autorización
Autorizo de manera previa, expresa e informada a FIAR SOCIEDAD DE GARANTÍAS S.A.S. a tratar mis datos personales para responder mi solicitud, contactarme sobre ella y hacer seguimiento a su atención, conforme al aviso de privacidad y a la Política de Protección de Datos Personales que puedo consultar en el enlace del formulario.
La casilla deberá estar desmarcada inicialmente. La evidencia de la autorización deberá incluir el texto aceptado y su versión. En el mecanismo actual que prepara un correo, ese texto deberá incorporarse al mensaje para que FIAR pueda conservarlo cuando el usuario lo envíe. No se incluirá en la misma casilla una autorización para publicidad, biometría o consultas en centrales de información.
